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Google Data Studio: descúbre cómo aprovecharlo

Google Data Studio: descúbre cómo aprovecharlo

Cada día salen más herramientas de Business Intelligence (BI), por lo cual cada vez son más y más compañías que deciden adoptar este modelo en sus empresas y organizaciones que se animan a centralizar sus esfuerzos en entender el mundo de los datos.

Si estás buscando una herramienta con la cual iniciarte en el mundo del BI y aprender a entender lo que los datos tienen para decirte, Google Data Studio es el ideal. Hoy te explicaremos todo lo que tienes que saber de esta herramienta y te daremos un abreboca por si te animas a probarlo por ti mismo.

¿Qué es Google Data Studio?


Google Data Studio (o por sus siglas GDS) es una de las herramientas de BI creada por Google con múltiples funciones que permiten la visualización de datos, de forma simple y fácil de comprender gracias a su sencilla interfaz.
Si bien aún no está considerada dentro del cuadrante de Gartner como una solución corporativa a gran escala, es una herramienta que trabaja con algunos tecnicismos, ayudándote a no sólo recopilar, filtrar y visualizar los datos, sino también a interpretarlos y entenderlos.
Normalmente, los analistas de negocio son los que podrían usar este insumo, pero con un poco de práctica hasta tu podrás aprender. Veamos cómo puedes sacarle provecho a la hora de usarlo.

Conceptos clave para entender Google Data Studio

Anteriormente, mencionamos que GDS maneja una interfaz de usuario muy amigable, la cual te presenta de forma fácil datos que puedes personalizar dependiendo de lo que necesites. Con esta información, puedes presentar a modo de informe o panel, tomar decisiones sustentadas en data y mejorar tu negocio. Cuando entras a la interfaz de la plataforma, podrás ver que de entrada se ve muy similar a Google Drive. Al lado izquierdo, encontrarás un panel de control donde podrás ver los estados de los últimos informes y fuentes de datos: recientes, compartidos contigo y aquellos en los que eres propietario. Sobre este panel, podrás encontrar el botón CREAR, el cual desplegará una serie de opciones: Informe, Fuentes de Datos y Explorador (este último en fase beta). Pero antes de explicarte cómo puedes crear estos informes, es importante que entiendas 4 puntos clave, los cuales crean el proceso del Google Data Studio:

Data Set (Conjunto de Datos): Para Google Data Studio, los conjuntos de datos están en un sistema externo donde están los datos a utilizar. Estos pueden venir de múltiples fuentes dentro del ecosistema de Google como Google Ads o BigQuery, o por otros sistemas externos como una cuenta de Facebook Ads.

Connectors (Conectores): Es el puente, que usa GDS para acceder a los datos uniendo los conjuntos de datos y las fuentes de datos. Para hacerlo, accede a los datos subyacentes reales, independientemente que el conector forme parte del ecosistema Google u otras que poseen código abierto como Github o MySQL. Actualmente, hay cerca de 330 conectores disponibles.

Data Source (Fuente de datos): Estas fuentes en GDS te ayudarán a establecer y configurar todas aquellas funcionalidades y campos que los conectores entregan si necesidad de tener acceso directo a los datos subyacentes.

En Google Data Studio puedes encontrar 2 tipos: a) Aquellas fuentes de datos que son reutilizables. Es decir, que pueden usarse en varios informes y que puedes editar luego que lo requieras, tanto las que están en el informe y el dashboard de GDS; b) Aquellas fuentes de datos que son insertadas en un informe especifico, y que sólo pueden ser editadas como usadas allí.

Report (Informes): Esta es la información que GDS te presenta, basado en los datos que ingresaste y sus métricas, para visualizar y analizar a detalle para hacer una interpretación en base a los resultados obtenidos. Se muestra de una forma enriquecida en cuanto a insumos para presentar todo como gráficos, formas, textos, controles, etc.

Entonces, en Google Data Studio haces el siguiente proceso: Partes desde un conjunto de datos (la capa donde se almacena la data) que proviene de una fuente de datos (la capa que establece qué y cómo se va a ver) a través de un conector (puente que une a ambas capas). Al producirse esta conexión entre la capa interna y externa, se genera el reporte.

Caso Práctico con Google Data Studio

Veamos un paso a paso para que entiendas mejor este proceso y cómo usar Google Data Studio:

  1. Ingresa a Google Data Studio a través de tu cuenta de Google.
  2. Ya en el Dashboard principal, ve a la esquina superior izquierda donde está el botón de CREAR, y selecciona la opción INFORME. Aquí puedes escoger si te quedas con las plantillas que ofrecen (tienen otro gran banco de modelos libre de uso) o si usas una en blanco para personalizarla.
  3. Cuando estés dentro de la pantalla del informe, te pedirá que ingreses la fuente de datos, mediante una pantalla desplegable con el mensaje: AÑADIR DATOS AL INFORME. Si ya tienes fuentes de datos (MIS FUENTES DE DATOS) cargadas en GDS, puedes seleccionarlas directamente. De caso omiso, puedes seleccionar la opción CONECTARSE A DATOS y escoger el conector de tu preferencia dependiendo de dónde desees la data.
  4. Una vez que ya esté todo conectado, sólo deberás seleccionar los tipos de gráficos que deseas incorporar en AÑADIR GRÁFICO y empezar a configurar las métricas (datos cuantitativos) con las dimensiones (datos cualitativos) en un rango de tiempo que estableces con los filtros.

Limitaciones en Google Data Studio: Qué no puedes hacer


Si bien Google Data Studio es una herramienta que te da soluciones para tu estrategia de BI, este producto aún tiene limitaciones para realizar tareas más complejas.
En primer lugar, y un detalle importante: no posee una entrega automática de informes, a diferencia de otros productos de Google, lo cual hace los procesos más engorrosos. Tampoco tiene la posibilidad de brindarte visualizaciones complejas, pues su nivel de personalización y flexibilización no es tan desarrollado.
Hoy en día, muchas empresas siguen utilizando paquetes de herramientas de Microsoft como Excel, el cual no es compatible con este producto y amerita una conversión a un formato aceptado como CSV por la herramienta previo a su uso.
En el caso de la información, la conexión en tiempo real de la data no depende de la herramienta o las fuentes de datos, por lo que tendrás que buscar integrar alguna función dentro de Data Studio para ello a través de código abierto para poder actualizar el Dashboard.
No es una herramienta segura para compañías que ameritan el manejo de datos de forma más controlada desde la red interna, por lo que no tienes control total y seguro de tus datos.
A menos que la estructura ETL de tu empresa esté construida sobre herramientas de Google, lo ideal es usar GDS como una herramienta de transición para ir adquiriendo una solución BI más consolidada, antes de pasar a una herramienta mucho más avanzada como Power BI, Tableau o Qlik.

¿Es costoso Google Data Studio?


A pesar de lo anterior, una de las grandes ventajas y por las cuales GDS cuenta con tantos adeptos, es que puedes acceder a esta herramienta de forma totalmente gratuita a todas sus funciones. Sólo necesitarás hacer uso de tu cuenta de Google para poder acceder, aceptando los términos y condiciones.
Ahora, no sabemos si en un futuro más cercano esta herramienta de Google será cobrada como otras más avanzadas, ya que este producto aún continúa en fase de pruebas.

Pero entonces, ¿qué gano al usar Google Data Studio?

Utilizar Google Data Studio puede traerte una serie de beneficios y facilidades por si necesitas monitorear y visualizar datos de una forma efectiva y práctica, permitiéndote personalizar las métricas que desees evaluar según tus preferencias. Todo sin complicarte, pues tiene una interfaz sencilla e intuitiva. Como todos los productos de Google en la actualidad, GDS está integrado a otras plataformas y sistemas de la compañía como Google Analytics y Google Sheets. Podrás ganar mucho más tiempo visualizando y ordenando la información más reciente e inmediata al momento que abras el GDS, independientemente que tengas conectadas múltiples fuentes de datos en un mismo informe. Si tienes un equipo de trabajo, todos podrán trabajar sobre el mismo informe. O, si lo prefieres, limitar como compartir algunos accesos a ciertos usuarios y grupos. ¿Lo mejor de todo? Su sistema está en la nube para no perder información, sin necesidad de instalar o administrar algún programa. No necesitas ser un programador o experto informático para usarla. Viene con muchas plantillas que te pueden ayudar a tener un informe completo en pocos clics. Y sin necesidad de pagar nada, pues todo esto es completamente gratis. En resumen, si no te has metido de lleno en el mundo del BI y quieres empezar, sin duda un buen punto de partida es Google Data Studio.

¿Lo conoces? ¿Lo has usado? ¡Compártenos tu experiencia en los comentarios!

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